Een onbetaalde factuur is vervelend. U heeft werk geleverd, maar het geld blijft uit. Voor veel ondernemers in Almere is dit een bekend probleem. Het kost tijd, energie en soms ook nachtrust.

Toch staat u niet machteloos. Er zijn duidelijke stappen die u kunt zetten. In dit blog zetten we uw opties rustig op een rij. Zo weet u precies wat u kunt doen.

Begin met een vriendelijke herinnering

Soms wordt een factuur simpelweg vergeten. Mensen hebben het druk en post blijft liggen. Stuur daarom eerst een nette herinnering. Houd de toon vriendelijk en zakelijk. Een klant die per ongeluk fout zit, wil dit vaak snel rechtzetten.

Blijft betaling daarna uit, dan kunt u ervoor kiezen om een Incassobureau in Almere in te schakelen.

Zo'n partij neemt het hele traject van u over. U houdt dan zelf tijd over voor uw werk. Vaak betaalt de klant alsnog na één brief van een professionele partij. Dat scheelt u veel gedoe en stress.

Stuur een officiële aanmaning

Betaalt de klant nog steeds niet? Dan stuurt u een officiële aanmaning. Dit heet ook wel een ingebrekestelling. Geef de klant een laatste termijn, meestal veertien dagen. Vermeld duidelijk welk bedrag nog open staat. Leg ook uit wat er gebeurt als betaling uitblijft. Bewaar altijd een kopie van deze brief. Die heeft u later misschien nodig als bewijs. Verstuur de brief het liefst aangetekend.

Zo kunt u aantonen dat de klant de aanmaning echt heeft ontvangen. Noteer ook de datum waarop u de brief verstuurde. Een goede administratie helpt u in elke volgende stap.

Bereken de juiste incassokosten

Bij een te late betaling mag u extra kosten rekenen. Dit zijn de zogenoemde incassokosten. De hoogte hiervan is wettelijk vastgelegd. Zo weet u zeker dat u niet te veel of te weinig vraagt. De regels en bedragen voor ondernemers vindt u bij het Ondernemersplein van de overheid.

Reken deze kosten netjes door in uw aanmaning. Vermeld daarbij ook de wettelijke rente. Een klant ziet dan dat te laat betalen geld kost. Houd u wel netjes aan de wettelijke percentages. Te hoge kosten kunnen uw vordering namelijk verzwakken.

Schakel professionele hulp in

Lukt het niet om zelf het geld te innen? Dan is hulp van buitenaf verstandig. Een incassopartij kent de juiste route. Ook een gerechtsdeurwaarder kan u verder helpen. Zij werken vaak met vaste tarieven. Soms betaalt u pas als het geld binnen is. Vraag altijd vooraf naar de kosten. Zo komt u achteraf niet voor verrassingen te staan.

Kies een partij die ervaring heeft in uw branche. Vraag eventueel om referenties van andere ondernemers. Een betrouwbare partij is hier altijd open over. Goede hulp verdient zichzelf vaak snel terug.

De gang naar de rechter

Soms blijft betaling toch uit. Dan is de rechter de laatste stap. Voor bedragen tot 25.000 euro gaat dit via de kantonrechter. Een advocaat is daarbij niet altijd verplicht. Wel kost een procedure tijd en geld. Weeg daarom goed af of het de moeite waard is. 

Bij een klein bedrag is dit vaak niet handig. Een professional kan u hierbij goed adviseren. Win dus eerst advies in voordat u begint. Houd er rekening mee dat u griffiekosten betaalt. Die kosten kunt u soms terugvorderen van de klant. Vraag uw adviseur hoe groot uw kans op succes is.

Voorkom problemen in de toekomst

Voorkomen is beter dan innen. Maak daarom vooraf duidelijke afspraken. Zet uw betaaltermijn altijd op de factuur. Vraag bij grote opdrachten om een aanbetaling. Controleer nieuwe klanten op hun betaalgedrag.

Lokale ondernemers delen hier vaak handige tips over. Op Almere Nieuws leest u meer over het ondernemersklimaat in de stad. Zo blijft u op de hoogte van wat er speelt. Een goede voorbereiding bespaart u later veel zorgen. Werk waar mogelijk met digitale facturen. Die zijn makkelijk te volgen en te bewaren. Een duidelijke factuur voorkomt veel discussie achteraf.

Kom op tijd in actie

Een klant die niet betaalt, hoeft geen ramp te zijn. Begin altijd vriendelijk en blijf zakelijk. Werkt dat niet, dan zet u de volgende stap. Van herinnering tot rechter: u heeft genoeg opties. Het belangrijkste is dat u in actie komt. Wacht niet te lang met handelen.

Hoe sneller u reageert, hoe groter de kans op betaling. Houd uw klantcontact altijd netjes en professioneel. Een goede relatie is op de lange termijn waardevol. Zo houdt u uw onderneming gezond en uw kasstroom op orde.

---